Za co své zaměstnance platím? Zacházejí s firemním majetkem zodpovědně? Nepoškozují dobré jméno společnosti?
Za co své zaměstnance platím? Zacházejí s firemním majetkem zodpovědně? Nepoškozují dobré jméno společnosti?
Tyto otázky si jistě jako zaměstnavatel kladete často, jako majitel většího vozového parku pak obzvlášť. Odpovědi vám přinesou moderní technologie včetně GPS lokátorů, které umožní monitorovat pohyb firemního vozidla, jeho aktuální polohu i rychlost, kterou se pohybuje. Jejich použití ale není jen tak, jelikož při něm dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců. Jak tedy používat GPS k monitoringu zaměstnanců v souladu se zákonem?
Právní rámec pro sledování zaměstnanců pomocí GPS
Pro posouzení otázky sledování zaměstnanců poskytuje právní rámec Ústava, Zákoník práce a GDPR. Na straně zaměstnance stojí právo na ochranu soukromí a osobních údajů, které je zakotveno jak v zákoníku práce a v Ústavě, tak i v GDPR. Na straně zaměstnavatele pak stojí právo vlastnické zaručené na ústavní úrovni. Zmíněná práva jsou přitom v otázce monitorování zaměstnanců pomocí GPS v kolizi. Ze Zákoníku práce ovšem plyne, že ochrana soukromí a osobních údajů je silnější než ochrana vlastnického práva zaměstnance. „Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu […] narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování […]“ Z jakých důvodů a za jakých podmínek lze skutečně zaměstnance monitorovat pomocí GPS dále zpřesňuje GDPR. Pojďme se tedy podívat blíže na interpretaci GDPR ve vztahu k monitorování zaměstnanců.
K umístění GPS do auta zaměstnance potřebujete zákonný důvod
K legálnímu zpracování osobních údajů, a tedy i k umístění GPS do auta zaměstnance, musí mít zaměstnavatel zákonný důvod. Zákonným důvodem, nebo také oprávněným zájmem, je v tomto případě ochrana a správa majetku zaměstnavatele. GPS lze tedy do firemního auta umístit tehdy, pokud má za cíl například hlídání firemního auta pro případ krádeže, vedení elektronické knihy jízd, plánování operací v reálném čase, nebo prokázání zákonných přestávek řidičů.
Další pravidla a zásady sledování zaměstnanců pomocí GPS
Existence oprávněného zájmu ale ještě neznamená, že můžete jako zaměstnavatel sledovat zaměstnance pomocí GPS bez omezení. Je nezbytné, aby sledování zaměstnanců bylo vždy transparentní. Zaměstnanec musí být proto vždy informován o způsobu a rozsahu sledování a také o tom, jak dlouho budou údaje získané tímto sledováním uchovávány a kdo k nim bude mít přístup. Tuto oznamovací povinnost můžete vyřešit například začleněním příslušných informací přímo do pracovní smlouvy.
Při sledování zaměstnanců pomocí GPS musí být vždy naplněna také zásada proporcionality. Jinými slovy zásah do soukromí zaměstnance musí být přiměřený ochraně zájmu zaměstnavatele. A pokud lze ochrany zájmu zaměstnavatele dosáhnout i jinými způsoby, do soukromí zaměstnance nesmí být zasahováno.
Zpracování osobních údajů zaměstnanců obsažených v datech, která byla získána monitoringem, lze použít jedině v rámci účelu, pro který byla získána, a lze je uchovat jen po dobu nezbytně nutnou. Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby získané osobní údaje nebyly použity k nelegitimním účelům jako sledování nebo hodnocení zaměstnanců.
Pro shrnutí – zaměstnavatel může umístit GPS do služebního auta zaměstnance a zpracovávat získaná data, pokud:
- má oprávněný zájem (například ochrana firemního majetku)
- je kontrola přiměřená
- je zaměstnanec o kontrole informován (o způsobu a rozsahu)
- jsou osobní údaje zpracovávány pouze v rámci účelu, pro který byly získány
Pozor na GPS v autě používaném i k soukromým účelům
Pokud je firemní auto se souhlasem zaměstnavatele využíváno i pro soukromé účely zaměstnance, nesmí být mimo pracovní dobu monitorováno pomocí GPS. V takových případech by měla být zaměstnancům nabídnuta možnost tzv. opt-outu, neboli vypnutí GPS lokátoru. Zaměstnanec je tak schopen sám ochraňovat své osobní údaje o poloze po dobu užívání auta pro soukromé účely.
Za nadbytečné je také považováno sledování zaměstnanců pomocí GPS v případě, když si mohou své cesty organizovat samostatně podle vlastního uvážení. V tomto případě se proto raději instalaci GPS lokátoru do auta svého zaměstnance vyvarujte.
Zvažujete monitoring svých zaměstnanců přes GPS? Ecofleet nabízí chytré řešení.
[1] §316 Zákoníku práce
Add a Comment